Как определить срок хранения первичных документов

Срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учёте.

В письме Минфина России от 16.08.2019 № 03-03-06/1/62257 чиновники снова обращаются к теме срока хранения бухгалтерской и налоговой документации.

Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырёх лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учёта и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов - для компаний и ИП, а также уплату или удержание налогов. Это общий срок хранения документов, то есть общая норма.

(Обратите внимание! Документы, образующиеся в деятельности компании, в том числе первичные учётные документы, могут храниться не только на бумажных носителях, но и в виде электронных документов -  см., например, письмо Минфина России от 23.03.2016 № 03-02-08/16273).

Однако не стоит думать, что документы на приобретение основных средств можно «выкинуть» спустя четыре года после покупки этих объектов. Для целей налогообложения прибыли суммы начисленной амортизации включаются в состав расходов, связанных с производством и реализацией – пп. 3 п. 2 ст. 253 НК РФ. При этом сумма амортизации определяется ежемесячно, исходя из первоначальной стоимости амортизируемого имущества и срока его полезного использования. Поэтому срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости объекта, как указывают чиновники, должен исчисляться только с момента завершения начисления амортизации в налоговом учёте.

Ещё печальнее ситуация, если компания собирается учитывать полученный ею ранее убыток. Напомним, что Федеральным законом от 30.11.2016 № 401-ФЗ в ст. 283 НК РФ с 01.01.2017 было внесено важнейшее изменение. Ранее было установлено, что налогоплательщик может перенести убыток на будущее в течение десяти лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором был получен этот убыток. Сейчас этого ограничения нет.

Однако теперь компании придётся хранить все первичные документы, которые могут подтвердить образование этого убытка до тех пор, пока этот убыток не будет полностью списан. И даже тот факт, что эти документы были проверены в ходе выездной налоговой проверки, и сумма убытка подтверждена в решении налоговой инспекции по результатам этой проверки, не будет иметь никакого значения.

Ещё в Постановлении Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 № 3546/12 по делу № А40-9620/11-140-41 судьи объявили, что при отсутствии первичной документации, подтверждающей размер понесённого налогоплательщиком убытка и период его возникновения, налоговые регистры и налоговые декларации не могут быть признаны достаточными доказательствами несения подобных затрат. Этот вывод приняли к исполнения все нижестоящие суды. (См., например, постановление АС Восточно-Сибирского округа от 09.09.2019 по делу № А19-23124/2018).

И так как убыток – это разница между полученными доходами и понесёнными расходами, то практически данное решение означает, что компании придётся хранить почти всю свою первичную документацию – как по доходам, так и по расходам - за тот период, когда был получен убыток. 

Так что, несмотря на стандартную норму по хранению документов в четыре года, во многих случаях первичную документацию нужно хранить значительно более длительный срок.